Kiat Badan Publik Memaksimalkan Investasi MFD untuk Peningkatan Keamanan dan Produktivitas

MAJALAH ICT – Jakarta. Setiap tahunnya, badan publik membelanjakan jutaan dolar untuk mesin cetak, penyalin, pemindai, dan faks, atau perangkat multifungsi (multifunction devices/MFD). Beberapa badan publik memiliki kontrak Managed Print Services, yaitu layanan cetak terkelola, yang membuat pembelian MFD beserta layanan terkait semakin mendorong penghematan biaya dan mampu melayani pengguna akhir dengan lebih baik. Kebanyakan badan publik berupaya mematuhi Perintah Eksekutif AS 13589, yang mengimbau efisiensi pengeluaran dalam ruang lingkup pemerintah federal, melalui kontrak ini. Namun, seiring meningkatnya jumlah investasi pada MFD, pengelolaan MFD pun kian kompleks dan ketergantungan terhadap teknologi automasi cerdas semakin tinggi. Sistem MFD memiliki keterhubungan yang tinggi dan mampu memproses sejumlah besar informasi sensitif setiap hari, sehingga pengelola badan publik pun sadar bahwa mereka perlu mencermati biaya dan risikonya. Sebagai penyedia terkemuka solusi print and capture sadar konten yang aman di pasar pemerintah federal, Kofax terus mendengar kekhawatiran berikut dari pengelola lembaga:

• Sudahkah kami memanfaatkan investasi MFD seefisien mungkin?
• Sudahkah kami menerapkan protokol keamanan, tata kelola, dan kepatuhan yang tepat untuk melindungi informasi sensitif yang diproses?

Memaksimalkan investasi MFD Anda

Banyak organisasi telah menyadari bahwa MFD modern menawarkan kemampuan lebih daripada sekadar mencetak, menyalin, memindai, dan menerima/mengirim faks. MFD yang dikonfigurasi dan dihubungkan dengan tepat juga dapat berfungsi sebagai mesin mutakhir berbasis perangkat lunak dengan kecerdasan tinggi yang mampu mengawali perjalanan automasi di seluruh bagian organisasi. Badan publik kini dapat memperluas nilai inventaris MFD dengan memanfaatkannya untuk memindai informasi dari dokumen digital maupun fisik secara cerdas, kemudian memproses dan menyalurkan informasi tersebut ke bagian-bagian organisasi yang membutuhkan. Ini berlaku untuk hampir semua jenis alur kerja yang diautomasi, termasuk yang melibatkan sistem manajemen konten perusahaan (Enterprise Content Management/ECM) seperti SAP atau Oracle, manajemen hubungan pelanggan

(Customer Relationship Management/CRM), rekam medis elektronik (Electronic Health Records/EHR), perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP), maupun sistem back-end atau front-end lainnya. Ini juga dapat meliputi aplikasi siap pakai milik pemerintah (Government-Off-The-Shelf/GOTS) atau aplikasi sumber terbuka yang dirancang khusus. Informasi yang dipindai MFD dapat diproses secara otomatis melalui berbagai cara: data tersebut dapat disunting, diklasifikasikan, dilaporkan, dianalisis, dikonversi, dikompresi, dikirim, dibubuhi tanda air, diberi kode batang, dan diekstraksi. Ini berarti tenaga manual yang dulunya dikerahkan untuk aktivitas-aktivitas tersebut kini dapat dialihkan untuk pekerjaan yang bernilai lebih tinggi.

Memperluas keamanan, tata kelola, dan kepatuhan hingga meliputi MFD

Sehari-harinya di badan pemerintahan atau militer, informasi sensitif dicetak, dipindai, disalin, dan dikirim melalui faks. Data tersebut dapat berupa data pribadi (Personally Identifiable Information/PII), rekam medis, informasi kepemilikan sensitif, penelitian, informasi sensitif terkait kompetisi, informasi non-rahasia terkontrol (Controlled Unclassified Information/CUI), informasi rahasia, dan masih banyak lagi. Karena karakteristiknya, informasi ini dikelola oleh sejumlah protokol dan panduan keamanan, privasi, dan perlindungan data. Namun, seberapa efektif MFD mengelola kepatuhan terhadap persyaratan-persyaratan tersebut? MFD modern kini dapat mengidentifikasi informasi yang berinteraksi dengannya sekaligus menerapkan protokol kepatuhan yang sesuai untuk memastikan informasi aman dan terlindungi.

Menerapkan automasi cerdas pada MFD demi keamanan, kepatuhan, dan produktivitas yang lebih baik

Jadi, bagaimana cara badan publik melindungi informasi sensitif yang diprosesnya? Jawabannya adalah dengan memperluas kemampuan automasi cerdas hingga meliputi aset MFD, sehingga aset tersebut dapat beroperasi dengan tata kelola, keamanan, dan konektivitas yang juga diterapkan pada sistem bisnis lain di badan publik tersebut. Kofax berada di posisi yang tepat untuk menyediakan kemampuan automasi cerdas terintegrasi ini, sehingga badan publik dapat dengan yakin memanfaatkan MFD untuk memindai data dari email, PDF, formulir berbasis kertas, dan dokumen lainnya, serta mengatur alur kerja data tersebut. Misalnya, data yang diekstraksi dari dokumen pindaian dapat divalidasi melalui sistem penyimpanan data, diajukan untuk ditinjau oleh karyawan, dan diekspor ke sistem penyimpanan data.

Memperluas kapabilitas dengan teknologi print, capture, dan automasi cerdas terbaik di kategorinya

Melalui integrasi mulus Kofax ControlSuite (solusi pengelolaan print and capture terbaik di kategorinya) dengan Kofax TotalAgility® (fondasi operasional perusahaan yang mengorkestrasi alur kerja digital bersama pengguna, sistem, dan data), badan publik dapat meningkatkan daya tangkapan cerdas dan mengautomasikan alur kerja di seluruh organisasi. Solusi Kofax mencapainya melalui keterhubungan real time yang mulus dengan sistem pengumpulan data milik badan publik yang bersentuhan langsung dengan pelanggan (MFD) dan sistem penyimpanan data back-end yang menjalankan bisnis badan tersebut. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk memodifikasi aplikasi perusahaan, sekaligus memungkinkan teknologi print and capture serta alur kerja “sadar konten” untuk mentransformasi dan mengekstraksi data dari dokumen serta menyalurkannya ke seluruh bagian organisas

Perangkat lunak print and capture sadar konten milik Kofax melindungi data pada dokumen dari eksposur yang disengaja maupun tidak. Kapabilitas utama yang ditawarkan solusi ini memungkinkan badan publik untuk:

• Meningkatkan visibilitas dan keamanan data: Memanfaatkan pengelolaan teknologi print and capture untuk mengurangi risiko kehilangan informasi dan kebocoran keamanan secara signifikan. Solusi Kofax mengamankan transmisi dokumen dari dan ke meja kerja pengguna, sistem pengelolaan konten, sistem mainframe, dan sistem berkas. Solusi kami telah memenuhi persyaratan kepatuhan FIPS 140-2 dan dipakai di lingkungan SIPR dan NIPR dalam badan Kementerian Pertahanan Amerika Serikat.
• Memastikan kepatuhan dan tata kelola data: Menyederhanakan audit dengan laporan terautomasi dan mendukung inisiatif rantai penelusuran melalui alur kerja print and capture. Kofax menyediakan jejak audit lengkap dan tersentralisasi dari semua dokumen (yang dicetak, dipindai, dan dikirim melalui server faks) dari MFD, untuk memastikan perlindungan informasi sensitif dan menyediakan data untuk metrik pelaporan.

Seiring berpindahnya data dari MFD ke Platform Automasi Cerdas Kofax yang lebih luas, Kofax menyediakan tambahan manfaat bagi badan publik yang meliputi:

• Penghematan biaya dan optimalisasi alur kerja: Mendorong pertambahan nilai pada infrastruktur yang ada dengan mengonsolidasi teknologi dan mengautomasi proses bisnis demi peningkatan efisiensi dan produktivitas.
• Orkestrasi proses cerdas: Mengintegrasikan pengelolaan proses bisnis (Business Process Management/BPM) untuk mentransformasi automasi proses di seluruh alur kerja pengelolaan dokumen perusahaan. Platform Kofax berintegrasi dengan sistem mainframe, Sistem Layanan Medis Gabungan (Composite Health Care System/CHCS), Aplikasi Teknologi Longitudinal Kesehatan Pasukan Bersenjata (Armed Forces Health Longitudinal Technology Application/AHLTA), dan sistem back-end

Berfungsi Seperti di Masa Depan, Saat Ini Juga

Mesin cetak kini bukan sekadar mencetak, melainkan juga berfungsi sebagai titik awal transformasi digital di seluruh bagian badan publik. Kapabilitas print and capture sadar konten yang aman dan terkemuka dari Kofax, beserta automasi cerdas terbaik di industrinya, membantu badan publik mengawali automasi di seluruh bagian organisasi melalui MFD. Selain meningkatkan keamanan dan

kepatuhan, teknologi Kofax meningkatkan kinerja misi dan memberikan imbal hasil investasi MFD yang lebih besar.

Ditulis oleh: Zakir Ahmed, Senior Vice President & GM – Asia Pacific & Japan, Kofax.