Memanfaatkan Data Analitik Demi Kinerja Unggul dan Meningkatkan Pengelolaan Utang Dagang yang Berkelanjutan

MAJALAH ICT – Jakarta. Sudah bukan rahasia bahwa perusahaan yang memanfaatkan automasi pemrosesan utang dagang (Accounts Payable/AP) tingkat tinggi hanya butuh separuh waktu dan tenaga untuk memproses tagihan dibandingkan dengan yang tidak menggunakan automasi. Namun, bukan hanya itu keistimewaan mereka. Sebagaimana diungkap The Hackett Group, perusahaan berkinerja unggul meraih kesuksesan dengan memanfaatkan automasi lebih jauh, yaitu dengan memastikan keberlanjutan pengelolaan AP melalui beberapa taktik dan strategi khusus. Rahasia kesuksesan ini tidak rumit dan dapat diterapkan oleh perusahaan mana pun.

Dalam laporan terkininya, “A Checklist for Developing a Future-Proof AP Organization”, tim The Hackett Group merumuskan enam strategi utama yang digunakan perusahaan-perusahaan terkemuka untuk berhemat secara signifikan di era automasi. Beberapa langkah yang direkomendasikan lekat dengan proses AP itu sendiri, seperti sentralisasi resi tagihan dan peningkatan digitalisasi data di seluruh bagian perusahaan. Namun, beberapa konsep holistik lain yang direkomendasikan mengupas lebih dalam metode-metode untuk mengoptimalkan sumber daya internal dan menghasilkan keseimbangan yang pas antara sumber daya internal dan eksternal.

Salah satu rekomendasi utama dalam laporan tersebut adalah pemanfaatan informasi dan analitik yang lebih baik oleh perusahaan-perusahaan terdepan untuk memperoleh visibilitas dan wawasan strategis yang meningkatkan kinerja. Menurut The Hackett Group, perusahaan-perusahaan sukses ini memperhatikan semua data yang mereka kumpulkan—yang biasanya berasal dari berbagai bentuk dan lokasi—dan tidak menyia-nyiakan peluang mengolah angka untuk menghasilkan kartu skor, KPI, serta sistem pengukuran lainnya.

Kekuatan analitik terletak pada kemampuannya untuk memberi para pimpinan AP akses instan terhadap informasi yang dapat membantu mereka mengalihkan waktu, yang tadinya banyak dihabiskan untuk mencari cara berhemat pada pos-pos biaya, ke upaya mentransformasi departemen mereka dari sekadar operasi taktis menjadi pendorong nilai bisnis strategis yang sesungguhnya.

Seperti apa pemanfaatan analitik untuk mendorong kinerja AP? 

Yang paling sederhana, perusahaan yang tadinya fokus menganalisis biaya per tagihan yang diproses dan waktu yang dihabiskan untuk memproses tiap tagihan dapat meningkatkan pengolahan data hingga meliputi pengukuran seluruh aspek proses ekstraksi tagihan untuk memantau alokasi waktu tiap area serta mengidentifikasi area yang mengakibatkan kemacetan karena keterbatasan kapasitas. Data pengukuran tersebut kemudian ditampilkan di dasbor untuk kepentingan manajemen. Pemanfaatan data ini untuk meningkatkan berbagai aspek proses penagihan dapat menghasilkan penghematan yang lebih besar.

Lebih jauh lagi, perusahaan yang cerdas dapat menerapkan model prediktif untuk membantu para pimpinan AP menganalisis dan merencanakan masa depan perusahaan secara strategis, sehingga mereka dapat menghasilkan keputusan bisnis, investasi, dan pertumbuhan jangka panjang yang lebih baik.

Beberapa contoh kapabilitas analitik mutakhir yang menjadi ciri khas pengelolaan AP unggul adalah:

• Standardisasi data master pemasok; dengan langkah ini saja, perusahaan bisa menghemat hingga setengah biaya pendaftaran pemasok (dari $12 menjadi $5 per pemasok), terutama jika informasi ini terpusat dan terkontrol. Dengan adanya portal pemasok yang dapat diakses secara mandiri oleh pemasok dan mempermudah proses pendaftaran pemasok di perusahaan, kinerja perusahaan akan jadi lebih baik.
• Standardisasi global untuk ketentuan pembayaran pemasok, termasuk menawarkan diskon pembayaran lebih awal yang diterapkan berdasarkan segmentasi basis pasokan.
• Memastikan kepatuhan dengan mendokumentasikan serta mengomunikasikan kebijakan dan prosedur, yang kemudian ditindaklanjuti ke pemasok untuk memastikan bahwa prosedur sudah ditaati.
• Membuat dasbor real time sederhana yang menampilkan kinerja proses, sehingga para pimpinan dan pihak lainnya dapat secara langsung melihat aspek yang sudah atau yang masih belum optimal dalam perusahaan.