MAJALAH ICT – Jakarta. Di tengah perkembangan ekonomi yang semakin digital, persaingan pun kian sengit. Bertahan dengan model bisnis dan teknologi yang ada akan membuat banyak perusahaan tergerus pesaing. Status quo bukan pilihan, tetapi biaya utang teknis (technical debt) akibat keputusan teknologi di masa lalu menjadi penghalang bagi pertumbuhan dan inovasi. Bagaimana Chief Information Officer (CIO) dan Chief Financial Officer (CFO) dapat mengatasi utang teknis dan menyisakan lebih banyak dana untuk mendorong inovasi?
Perubahan teknologi semakin cepat, tetapi biayanya tinggi
Saat ini perusahaan-perusahaan ditantang untuk berubah lebih cepat dan lebih sering. Hasil survei Deloitte[1] baru-baru ini menunjukkan bahwa ekspektasi pelanggan terus meningkat. Banyak perusahaan merasa perlu mengadopsi teknologi dan model bisnis baru agar dapat memenuhi ekspektasi tersebut sekaligus terus bertumbuh dan tetap mampu bersaing. Pengalaman pelanggan menjadi seperti dunia baru yang saling terhubung dan mendorong perusahaan untuk terus bertransformasi.
Inovasi tidaklah murah. Investasi digital dalam rangka mendukung inovasi dapat menjadi tantangan besar dalam penyusunan anggaran. CIO umumnya menghabiskan hampir 90% anggaran teknologi informasi (TI) untuk kegiatan operasional dan pemutakhiran, menyisakan hanya 10% anggaran untuk berinvestasi pada teknologi baru dan inovasi yang mendukung target para eksekutif C-Level dalam menciptakan keunggulan daya saing dan pertumbuhan. Model anggaran seperti ini sudah tidak bisa lagi dipertahankan.
Utang teknis memperumit perubahan teknologi dan menambah biaya
Utang teknis adalah metafora yang menyamakan pengembangan perangkat lunak dengan utang finansial. Istilah ini menggambarkan biaya jangka pendek dan jangka panjang pekerjaan tambahan yang diperlukan untuk membuat sebuah solusi menjadi tepat guna. Utang teknis meliputi biaya-biaya dalam portofolio aplikasi yang berpotensi dipangkas untuk menyeimbangkan biaya kegiatan operasional dan pengembangan baru.
Seiring terakumulasinya utang teknis, solusi menjadi semakin rumit sehingga menyulitkan perusahaan dalam memanfaatkan teknologi baru dan beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan-perubahan bisnis. Hal ini dapat menjadi batu sandungan yang berdampak sangat negatif terhadap kinerja bisnis. Mayoritas perusahaan memiliki utang teknis, tetapi banyak yang jumlahnya sangat besar.
Bagaimana utang teknis terakumulasi begitu besar dalam berbagai aplikasi perusahaan?
Penyebab utama utang teknis adalah kebijakan dan model dukungan vendor perangkat lunak, yang kami sebut sebagai “peta jalan (roadmap) yang didikte vendor”. Menurut kami, keduanya biasa dirancang untuk menguntungkan vendor perangkat lunak, BUKAN pemegang lisensi. Pelanggan harus rela membayar hingga jutaan dolar untuk biaya pemeliharaan tahunan dan pengkinian, padahal laba yang diperoleh dari investasi tersebut (Return on Investment/ROI) sangat kecil.
Saran yang diterima beberapa perusahaan dari vendor untuk membatasi atau menghapus utang teknis adalah dengan “membayar pajak peta jalan vendor” dan mengimplementasikan semua rilisan “terbaru dan terbaik”. Namun, upaya melunasi utang teknis dengan pengkinian dari vendor adalah cara yang sangat mahal. Parahnya lagi, banyak pengkinian dan pemutakhiran dari vendor yang malah MENAMBAH utang teknis dan sama sekali tidak berkontribusi terhadap pencapaian tujuan utama bisnis. Kebijakan dan model dukungan vendor justru dapat menjadi penghalang utama bagi inovasi, pertumbuhan, dan keunggulan daya saing dengan memaksa perusahaan menghabiskan anggaran, sumber daya, serta waktu yang terbatas untuk proyek yang belum tentu mendorong pertumbuhan dan keunggulan daya saing.
Skenario terbaiknya, beberapa pengubahsuaian (customization) tergantikan oleh fungsi baru dalam pengkinian atau pemutakhiran. Sementara skenario terburuknya, pengkinian atau pemutakhiran memakan biaya sangat besar dan menambah utang teknis yang sudah ada. Ini ibarat “gali lubang, tutup lubang”. Utang teknis seperti ini—yang berpotensi menjadi area penghematan—dapat dipangkas secara drastis sehingga dana dapat dimanfaatkan untuk inovasi.
Mayoritas utang teknis luput dari perhitungan
Ambil contoh ERP, yang biaya pemeliharaan tahunannya mencapai 2 juta dolar. Lazimnya, pemutakhiran skala besar akan menimbulkan biaya dua kali lipat dari biaya pemeliharaan tahunan—dalam hal ini 4 juta dolar—dan dilakukan tiap lima tahun. Ini berarti biaya yang disetahunkan mencapai 800.000 dolar per tahun.
Belum lagi biaya tambahan untuk pemeliharaan kode ubah suaian (custom code). Sayangnya, jika dan ketika kode ubah suaian bermasalah, biaya perbaikannya tidak termasuk dalam biaya program pemeliharaan vendor. Dalam contoh ini, kode ubah suaian menelan biaya perbaikan sebesar 600.000 dolar setiap tahun. Lalu, setiap kali ada perbaikan dari vendor, perbaikan itu dibundel dengan rilisan versi baru perangkat lunak, paket pendukung, atau paket pemutakhiran, yang lagi-lagi menimbulkan biaya 600.000 dolar untuk pengujian regresi (regression testing) yang sebenarnya tidak diperlukan. Dengan demikian, biaya yang sebenarnya adalah 2 juta dolar + 800.000 dolar + 600.000 dolar + 600.000 dolar atau 4 juta dolar per tahun. Jika semua biaya tersembunyi ini dihilangkan, jutaan dolar dapat dialihkan untuk inovasi.
Pengkinian aplikasi yang berkontribusi terhadap tujuan dan sasaran bisnis seharusnya disertakan dalam peta jalan aplikasi perusahaan. Namun demikian, biaya, waktu, dan sumber daya yang dihabiskan untuk pengkinian, penambahan ekstensi, implementasi ulang, atau konsolidasi yang didikte vendor justru dapat menambah utang teknis melalui biaya peluang.
Utang teknis yang ada dapat diatasi untuk memperlancar perubahan teknologi
Metode yang berpotensi besar mengurangi dampak perubahan serta menyeimbangkan investasi operasional dan inovasi adalah pengurangan jumlah utang teknis yang timbul dari aplikasi perusahaan saat ini. Dengan menggunakan contoh di atas, sebagian besar utang teknis dapat dihilangkan dengan memangkas biaya aplikasi yang tersembunyi. Periksa area aplikasi lain untuk menghemat lebih banyak.
Cara lain untuk mengatasi utang teknis dan membuat bisnis lincah beradaptasi adalah dengan mengadopsi model dukungan terpadu. Model ini mengintegrasikan kegiatan operasional yang sedang berjalan dan dukungan untuk membantu mengoptimalkan layanan paket aplikasi gabungan (bundled) maupun rakitan (best of breed). Model layanan terintegrasi juga memperbaiki hasil manajemen aplikasi ERP. Selain itu, model ini juga mendukung upaya modernisasi yang dapat memperpanjang usia dan nilai perangkat lunak perusahaan melalui layanan komputasi awan yang dapat diakses umum (public cloud) dan sistem yang melibatkan pelanggan dan pengguna (contohnya: integrasi ERP dengan paket aplikasi awan rakitan, seperti Salesforce® dan Workday).
Rangkuman
Alokasi anggaran TI yang umum dapat digeser, dari yang sebelumnya 90% untuk kegiatan operasional dan hanya menyisakan 10% untuk biaya inovasi, menjadi hingga 40% dialihkan untuk inovasi. Namun, ini hanya dapat dicapai dengan menentukan pilihan.
Pilihan lama adalah tetap memakai peta jalan vendor dan terus-menerus mengeluarkan biaya untuk pengkinian, pemutakhiran, dan migrasi yang tidak diinginkan, dirancang untuk memenuhi kebutuhan vendor, serta hanya menghasilkan ROI yang sangat kecil. Pilihan lainnya, CIO dapat memilih untuk meningkatkan kendali atas strategi TI dengan memilih Peta Jalan Berbasis Bisnis yang dirancang untuk mencapai tujuan bisnis, bukan tujuan vendor. Fokus pada inovasi yang akan membantu bisnis bersaing dan bertumbuh. Berinvestasilah pada hasil kerja yang meningkatkan pendapatan, menghemat biaya, atau mampu merebut pangsa pasar pesaing. Pengkinian besar-besaran atau penggantian sistem ERP yang lama dengan yang baru (rip and replace) umumnya tidak mencapai hal ini. Sebagian besar perusahaan sebaiknya mempertahankan sistem ERP mereka sambil sedikit demi sedikit berinovasi—sesuai kebutuhan dan penggunaan—dengan solusi baru dari pemimpin-pemimpin pasar baru di bidang perangkat lunak.
Melakukan modernisasi aplikasi inti perusahaan yang sudah ada (misalnya ERP) untuk meningkatkan kemampuan beradaptasi dan memungkinkan TI untuk dapat lebih cepat menggantinya. Dengan menghapus biaya pengkinian dan migrasi, anggaran TI tersebut dapat dialihkan untuk inovasi. Memperkecil utang teknis dengan menggunakan aplikasi dan model pengiriman berbasis awan yang telah mulai berinovasi pada aplikasi inti seperti ERP.
Mengingat dukungan sejumlah produk dijadwalkan akan segera berakhir (Oracle pada tahun 2025 atau lebih cepat, sementara ECC6 unggulan SAP pada tahun 2027) dan adanya misi TI baru bagi sejumlah CIO, yaitu mendorong pertumbuhan dan meningkatkan keunggulan daya saing, sekaranglah saat yang tepat untuk memilih jalan yang akan ditempuh dalam lima, sepuluh tahun ke depan atau lebih, untuk menghapus utang teknis sebanyak-banyaknya.
*Ditulis oleh Sebastian Grady, Presiden, Rimini Street. Grady adalah pakar industri perangkat lunak untuk perusahaan dengan pengalaman 27 tahun. Beliau pernah memimpin beberapa perusahaan penyedia perangkat lunak perusahaan taraf dunia dan sukses mengembangkan sejumlah perusahaan rintisan (startup) teknologi dengan pertumbuhan tinggi menjadi usaha kecil (business venture) yang mencetak keuntungan. Sebelum bergabung dengan Rimini Street, Grady menjabat sebagai presiden merangkap COO Altus Corporation. Sebelumnya, Grady adalah COO Saba Software dan pernah menjabat beberapa posisi eksekutif di PeopleSoft, termasuk vice president dan general manager Divisi Customer Sales yang bernilai 600 juta dolar.
No comments:
Post a Comment